dic 042011
 

Buscando información sobre otros temas relacionados a la gestión de proyectos, me encontré con este artículo que me pareció muy interesante, y dado que se vincula con varios de los temas que trato aquí, me pareció una buena idea aportar la traducción al castellano.

¡Saludos!
Sergio

Consiguiendo apoyo para sus proyectos

Por Rachel Thompson, quien tiene quince años de experiencia ayudando a organizaciones y líderes de negocios a manejar el cambio y trabajar más efectivamente.

El análisis de Stakeholders ha sido siempre crítico para el éxito de cada proyecto en toda organización con la que he trabajado. Involucrando a las personas adecuadas de la manera correcta a su proyecto, puede lograrse una diferencia muy importante para su éxito… y el de su carrera.

A medida que uno avanza en su carrera, las acciones que se toman y los proyectos que se ejecutan afectan a más y más gente. Cuánto más gente se afecte, mayor será la posibilidad de que las acciones impacten a personas que tienen influencia sobre nuestros proyectos. Estas personas pueden ser un importante respaldo para nuestro trabajo – o pueden convertirse en un obstáculo infranqueable.

La Gestión de Stakeholders es una disciplina importante que la gente exitosa utiliza para conseguir el apoyo de otros. Ayuda a asegurar que sus proyectos prosperen mientras que otros fallan.

El Análisis de Stakeholders es una técnica que se utiliza para identificar las personas clave, de las cuales hay que lograr su apoyo. Luego mediante la Planificación de Stakeholders se llevarán a cabo las acciones necesarias que ayudarán a lograr el éxito del proyecto.

Los beneficios de utilizar este tipo de técnicas son:

  • Se pueden utilizar las opiniones de los stakeholders más poderosos para moldear el proyecto adecuadamente en etapas tempranas. Esto no sólo hará más probable el apoyo por parte de éstos, sino que además su información mejorará la calidad del proyecto.
  • Obtener el apoyo de stakeholders poderosos puede ayudar a conseguir más recursos – esto aumentará la probabilidad de que sus proyectos sean exitosos.
  • Mediante una comunicación  temprana y frecuente con los stakeholders, se puede asegurar que comprendan completamente el trabajo a realizar y los beneficios del proyecto – esto significa que pueden apoyarlo activamente cuándo sea necesario.
  • Se pueden anticipar las posibles reacciones al proyecto, e incluir en el plan las acciones apropiadas para conseguir el apoyo necesario.

Cómo utilizar la herramienta

El primer paso en el análisis de stakeholders es identificar a los stakeholders. El siguiente paso es entender su poder, influencia e intereses, de modo de poder identificar en quien es necesario enfocarse. El paso final es desarrollar un buen entendimiento de los stakeholders más importantes, de modo de saber como será su respuesta, y de este modo poder trabajar en conseguir su apoyo -este análisis puede registrarse en un Mapa de Stakeholders.

Luego de utilizar esta herramienta y crear el Mapa de Stakeholders, se puede utilizar la herramienta de Planificación de Stakeholders para planificar cómo será la comunicación con cada Stakeholder.

Explicación del Análisis de Stakeholders paso a paso

Paso 1 – Identificar a los Stakeholders

El primer paso en el Análisis de Stakeholders consiste en realizar un brainstorming para identificar a los Stakeholders. Para realizar esto, es necesario pensar en toda la gente que estará afectada de alguna forma por el proyecto, quiénes tienen influencia o pueden ejercer poder sobre él, o tienen algún interés en su éxito o fracaso.

La siguiente lista muestra alguna de las personas o grupos de personas que podrían ser stakeholders en sus proyectos:

Jefes, accionistas, gobierno, directores ejecutivos, socios de negocio, compañeros de trabajo, proveedores, prensa, el equipo de proyecto, acreedores, grupos de interés, clientes, analistas, el público, posibles clientes, futuros empleados, la comunidad, su familia…

Recuerde que aunque los Stakeholders pueden ser tanto organizaciones como personas, al final la comunicación será siempre con personas. Es necesario asegurarse de identificar a los individuos correctos dentro de las organizaciones Stakeholders.

Paso 2 – Priorizar los Stakeholders

Puede que ahora tenga una extensa lista de personas y organizaciones que son afectadas por el proyecto. Algunas de ellas pueden tener poder ya sea para facilitar  o para bloquear el avance. Algunas pueden estar interesadas en el resultado del proyecto, a otras puede no importarle.

Ubique sus Stakeholders en un Mapa de Stakeholders como se muestra a continuación, y clasifíquelos por el poder e interés que tienen sobre el proyecto.

Grilla Poder-Interés (vacía)Por ejemplo, es probable que su jefe tenga una gran influencia y poder sobre sus proyectos, y un alto interés también. Su familia puede tener un alto interés, pero es poco probable que pueda ejercer poder.

De acuerdo a la posición de un Stakeholder en el mapa, serán las acciones que deben tomarse:

  • Gente con mucho interés y poder: estas son las personas con las que debe comprometerse y hacer los mayores esfuerzos para satisfacerlas.
  • Gente con mucho poder, pero menos interés: en este caso es necesario hacer el trabajo suficiente para mantenerlos satisfechos, pero no tanto como para aburrirlos con la información.
  • Gente con poco poder y mucho interés: a estas personas es necesario mantenerlas adecuadamente informadas, y hablar con ellas para asegurarse de que no surjan problemas importantes.
  • Gente con poco poder y poco interés: de nuevo, monitorear a esta gente, pero no aburrirla con comunicación excesiva.

Paso 3 – Entender a los Stakeholders clave

Es necesario conocer bien a los Stakeholders, saber cómo pueden sentirse y reaccionar respecto al desarrollo del proyecto. También es necesario conocer cuál es la mejor manera de comprometerlos con el proyecto, así como la mejor forma de comunicarse con ellos.

Las preguntas clave que ayudarán a entender a los Stakeholders son:

  • ¿Qué interés financiero o emocional tienen en el resultado del proyecto? ¿Es positivo o negativo?
  • ¿Qué es lo que más los motiva?
  • ¿Qué información del proyecto requieren?
  • ¿Cómo quieren recibir la información? ¿Cuál es la mejor forma de comunicarse con ellos?
  • ¿Cuál es su opinión actual del proyecto? Esta opinión, ¿está basada en buena información?
  • ¿Quién influencia sus opiniones en general? ¿Quién influencia su opinión sobre el proyecto? ¿Convierte esto a las personas que generan influencia en Stakeholders? (Ver Mapas de Influencia)
  • Si es probable que no sean positivos, ¿Cuál es la forma de ganar su apoyo al proyecto?
  • Si no es probable que se pueda ganar su apoyo al proyecto, ¿Cómo se puede manejar su oposición?

Una muy buena forma de responder estas preguntas es hablar con los Stakeholders directamente – la gente a menudo es bastante abierta a dar su punto de vista, y preguntar su opinión suele ser el primer paso para construir una relación exitosa.

Luego se puede resumir el entendimiento obtenido en el Mapa de Stakeholders, de modo de poder ver fácilmente de cuáles Stakeholdsers se puede esperar oposición o crítica, y cuales es probable que defiendan y apoyen el proyecto. Una buena forma de hacer esto es utilizar código de colores, mostrando en verde los que están a favor, en rojo los opositores y críticos, y en naranja los neutrales. La siguiente figura muestra un ejemplo de esto:

Grilla Poder-Interés (completa)

En este ejemplo, se puede ver que será necesario poner mucho esfuerzo en persuadir a Francisco y Fernanda de los beneficios del proyecto. Juan y Miguel también necesitan ser manejados adecuadamente, dado que tienen mucho poder y apoyan al proyecto.

Ejemplo

Usted puede crear un ejemplo de Análisis de  Stakeholders en el trabajo, ya sea para su rol actual, para un trabajo que desea realizar o un nuevo proyecto que está comenzando.

Realice un Análisis de Stakeholders completo. Pregúntese a sí mismo si se está comunicando tan efectivamente como debiera con sus Stakeholders. ¿Qué acciones puede realizar para obtener más de las personas que lo apoyan, o para ganar el apoyo de sus críticos?

Puntos Clave

A medida que su trabajo y los proyectos que ejecuta se vuelven más importantes, más y más gente se verá afectada. Algunas de esas personas tendrán el poder para debilitar sus proyectos y su posición. Otros se convertirán en poderosos interesados en el éxito su trabajo.

La Gestión de Stakeholders es el proceso por medio del cual se puede identificar a sus Stakeholders clave y ganar su apoyo. El Análisis de Stakeholders es la primera etapa de esta gestión, dónde puede identificarse y comenzar a entender a los Stakeholders más importantes.

La primera etapa de esta gestión es un brainstorming para identificar a los Stakeholders. El siguiente paso es priorizarlos de acuerdo a su poder e interés, y ubicarlos en el Mapa de Stakeholders. La etapa final es obtener el entendimiento de qué motiva a cada Stakeholder y de qué forma será necesario ganar y/o mantener su apoyo.

 

Fuente: Mind Tools

  2 Respuestas a “Análisis de stakeholders”

  1. Estoy trabajando en un proyecto de negocio propio, me agradaría me pudieras apoyar para iniciarlo, el giro del mismo es multiservicios electromecanicos.
    Estoy trabajando actualmente en la elaboracion de los stakeholders y no logro aún identificar los mas importantes o de mayor impacto.

    Gracias.

     
    • Hola Pablo, antes que nada muchas gracias por tu comentario e interés. En cuanto a tu inquietud, yo comenzaría intentando identificar a todos aquellos que de alguna forma se ven afectados o impactados (de forma positiva o negativa), por el proyecto.
      ¡Saludos!

       
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